海の星カトリック幼稚園

個人情報及び特定個人情報の取り扱い規定

海の星カトリック幼稚園は、事業運営の上で入手した個人情報が第三者に渡ることのないように、条例・法律に従って慎重に取り扱い、保護する。具体的な管理、処理の仕方は以下のように定める。

1．個人情報の保護の概要

(ア) 個人情報の提供を受ける場合は、利用目的を明確にし、通知しなければならない。
(イ) 個人情報は、目的以外には使ってはならない。
(ウ) 個人情報は、本人の同意なしに第三者に開示してはならない。
(エ) 個人情報の記載されている書類、個人情報データベースなどを第三者の目に触れる場所に放置してはならない。
(オ) 個人情報の記載されている書類、個人情報データベースなどの写しを作成する場合は園長の許可を得なければならない。また、写しの保管、破棄は原本同様に慎重に扱わなければならない。

2．個人情報の処分

(ア) その目的の達成後、または保存期間終了後不要となった個人情報は、焼却、裁断、データの消去などにより、適正に処分しなければならない。

3．具体的な方針

(ア) 在園児、卒園児、入園予定児の住所、電話番号などを記載した名簿は外部に公表しない。職員が連絡のために所持し、責任を持って保管し、年度末に適正に処分する。
(イ) 園児の保護者には在籍クラスの園児名と電話番号のみの名簿を配布するが、電話番号は各保護者の同意を得て掲載する。なおこの名簿の取り扱いについては家庭で保管し外部に漏れることのないよう、特に注意を喚起する。
(ウ) 職員および講師の住所、電話番号、メールアドレスを記載した名簿は職員・講師のみに配布し、各自の責任で適正に保管、処分する。
(エ) 在園児、卒園児、入園予定児に関する問い合わせについては、保護者の同意がない限り応じてはならない。ただし、人の生命、身体、財産の保護のため、また、公衆衛生の向上、児童の健全な育成のために緊急の必要性がある場合はこの限りではない。
(オ) 園児および職員が登録する携帯電話のメールアドレスは、パソコンのプリメールのサイトの上でのみ管理し、印刷やメール添付をしてはならない。
(カ) 職員に関する問い合わせについては、本人の同意がない限り応じてはならない。ただし、人の生命、身体、財産の保護のため、また、公衆衛生の向上のために緊急の必要性がある場合はこの限りではない。
(キ) 住民台帳閲覧記録は園児募集の目的で作成しその年度末までに適正に処分する。
(ク) 園児募集要項送付希望者の連絡先、トトロンルーム（2歳児遊び会）の入会申込書、入園願書、入園面接票、調査票は該当する年度の園児の卒園後に適正に処分する。
(ケ) 各年度の園児名簿、卒園台帳は施錠のできる場所に園長の責任で保管する。
(コ) 在園児の指導要録は、施錠のできる場所に園長の責任で保管する。
(サ) 卒園児、転出園児の指導要録は所定の期間（現行５年間）施錠のできる場所に園長の責任で保管し、その後適正に処分する。
(シ) 就職希望者の個人情報について、不採用の者には履歴書などを返却する。採用者の履歴書、誓約書などは、施錠のできる場所に園長の責任で保管する。
(ス) 学園の理事、評議員、監事の名簿、履歴書等は、園長の責任で保管する。
(セ) 幼稚園の学校関係者評価委員会の名簿については、園長の責任で保管する。

4．特定個人情報について

(ア)園職員及び職員の扶養家族の特定個人情報（個人番号／マイナンバー）また、取引先等に関する特定個人情報の管理は、１の(ア)、(イ)、(ウ)、(エ)に準じて十分に注意を払わなければならない。
(イ)職員の特定個人情報は、利用目的をあらかじめ文書で通知して利用の同意を得ておきそれ以外の目的に利用してはならない。
(ウ)本園の特定個人情報の担当者は事務職員とし、責任者は園長とする。
(オ)特定個人情報の記載された書類のとりあつかいには厳重に注意を払い、その保管は園長室の金庫とする。

5．教育訓練

(ア)園は、個人情報及び特定個人情報等の保護管理を徹底するため職員に対し個人情報及び特定個人情報の適正な管理に関する教育訓練を行う。また、個人情報及び特定個人情報等の管理責任者並びにその事務取扱担当者に対して、教育訓練を指示することがある。
(イ)職員は、園から教育訓練を受講するよう指示された場合には、特段の自由がない限り教育訓練を受けなければならない。

6．ＯＡ機器とそのデータの管理

(ア)外部からのウィルス侵入を防ぐため、USBメモリー、SDカードなどは園専用のものを使うようにして、私用のものを園のパソコンに挿入してはならない。
(イ)協力会の資料などを協力会役員が個人のパソコンで作成した場合は、あらかじめコンビニなどでプリントし、そのコピーを園の複合機でコピーするよう依頼する。
(ウ)事務室のメインのパソコンでは個人情報に関する作業を行うが、すべての情報は外付けのハードディスクに毎日保存し、ハードディスクは別の場所で厳重に保管する。
(エ)すべてのパソコンには、有効なウィルス対策ソフトをインストールして管理する。

7．継続的な改善について

個人情報保護への取組について、従うべき法令の変更、取り扱い方法、環境の変化の対応するため、継続的に見直し改善を実施する。

2020年　9月1日
学校法人　海の星学園
海の星カトリック幼稚園